Asistente de oficina o coordinador de oficina
Tiempo completo • 473 South Street Raynham #18
Beneficios:
- Salario competitivo
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
Asistente de oficina
Descripción de funciones
PROPÓSITO DEL PUESTO: El asistente de oficina realizará tareas administrativas generales, como contestar el teléfono y ayudar a los cuidadores con problemas de programación. También será fundamental para ayudar al Coordinador de Atención al Cliente a procesar las autorizaciones lo antes posible y al Coordinador de Reclutamiento a investigar a los posibles cuidadores.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES ESENCIALES:
Los deberes y responsabilidades que se describen a continuación no representan una lista completa para este puesto. Es posible que se asignen tareas adicionales periódicamente según lo requieran las demandas comerciales y la tecnología.
Ø Responder a las llamadas telefónicas con saludos apropiados para saludar a los clientes y al público
Ø Ayudar a anunciar y publicar trabajos en las bolsas de trabajo de Visiting Angels y responder a las consultas de trabajo
Ø Ayudar en la investigación de los candidatos a cuidadores, incluida la búsqueda de currículums, la programación de entrevistas, la verificación del historial laboral y las referencias, etc.
Ø Ayudar a procesar las autorizaciones de ASAP ingresando autorizaciones en hojas de cálculo de ASAP, comunicándose con clientes, cuidadores y ayudando a revisar sus archivos
Ø Ayudar a los cuidadores con los horarios de los clientes mediante el uso del software de programación
Ø Demostrar confiabilidad y mantener una asistencia regular y predecible.
Ø Mantener la confidencialidad de toda la información relativa a los empleados, clientes y familiares de los clientes.
Ø Mantener una relación positiva con los clientes y las fuentes de referencia y participar en campañas de divulgación de clientes si es necesario
Ø Realizar las demás funciones que el equipo directivo considere oportunas.
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES LABORALES REQUERIDOS:
Ø Diploma de escuela secundaria y dos años de experiencia en un entorno de oficina, preferiblemente en atención médica o atención domiciliaria.
Ø CNA o HHA experimentado preferido pero no requerido
Ø Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
Ø Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo
Ø Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel y Outlook)
Ø Capacidad para permanecer flexible, resistente, tranquilo y mantener el sentido del humor en todas las situaciones.
Ø Presentar una imagen bien cuidada que refleje la profesionalidad del negocio.
Ø Capacidad para planificar, organizar, priorizar, delegar y completar con precisión las actividades de trabajo dentro de los plazos asignados mientras se gestionan las interrupciones.
Ø No se requiere familiaridad con el software de programación, pero es preferible
Ø Trabajar de forma independiente y proactiva con un mínimo de dirección y/o supervisión.
Ø Capacidad para trabajar legalmente en los EE. UU.
Ø Experiencia trabajando para una agencia de atención domiciliaria preferida pero no obligatoria
EXIGENCIAS FÍSICAS/AMBIENTALES:
Ø Combinación de sentarse, pararse, agacharse, alcanzarse, estirarse, agacharse, caminar, subir escaleras, conducir y moverse intermitentemente durante las horas de trabajo.
Ø Transporte fiable
Ø Responde a consultas generales, solicitudes de información, hace un seguimiento, según corresponda y remite consultas complejas no rutinarias al supervisor o a la parte apropiada.
Ø Debe ser capaz de mantener comunicación verbal y escrita con compañeros de trabajo, equipo de liderazgo, supervisores, clientes, familiares, proveedores y todos los socios comerciales dentro o fuera de la Agencia.
Horario flexible. Se recomienda encarecidamente a los HHA y CNA que se postulen para este puesto.
Compensación: $18.50 - $20.00 por hora
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